Sofern gewünscht, können automatisierte E-Mails an Teilnehmer Ihrer Kampagne verschickt werden, z.B. nach einer Teilnahme, um einen Bestätigungslink zu einer Newsletteranmeldung zu versenden (Newsletter Double Opt-In-Logik) oder um Erinnerungsnachrichten zu verschicken.
Anleitung für E-Mail-Einstellungen
1. E-Mail Absender-Adresse
Grundsätzlich können Sie für Ihre Kampagne eine eigene E-Mail Absenderadresse hinterlegen, die für sämtliche automatisch verschickten Nachrichten verwendet wird. Beachten Sie dabei jedoch unbedingt unsere Tipps, sonst ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails im Spam-Ordner Ihrer Teilnehmer landet sehr hoch.
Sofern Sie eine Absender-Adresse eintragen, die mit „@hc-apps.de“ endet, werden Sie die besten Ergebnisse erreichen, z.B. „wettbewerbXYZ@hc-apps.de“. Dabei kann der angezeigte Absender-Name über das Einklammern und Voranstellen einer individuellen Bezeichnung nach Ihren Wünschen beeinflusst werden.
Beispiel: Bezeichnung <wettbewerbXYZ@hc-apps.de>
In der Regel interpretieren die E-Mail Clients diese Schreibweise so, dass sie im Postfach des Empfängers nicht die E-Mail-Adresse „wettbewerbXYZ@hc-apps.de“ anzeigen, sondern die vorangestellte Bezeichnung.
Achtung:
Bei der Verwendung von E-Mail-Adressen eigener Domains muss für die Domain ein SPF Resource Record hinterlegt sein, welcher unseren Mail-Server für das Versenden der E-Mails autorisiert. Folgen Sie bitte den Hinweisen die automatisch erscheinen sobald Sie eine andere Domain als hc-apps.de verwenden.
2. Arten von E-Mails
Falls Sie automatisierte E-Mails an Teilnehmer Ihrer Kampagne versenden wollen, können Sie im Reiter „E-Mails“ sämtliche Einstellungen vornehmen. In der Kampagne wird zwischen folgenden Arten von E-Mails unterschieden:
- Newsletterbestätigung für Newsletter Double-Opt-In
- Teilnahmebstätigungs-E-Mail
- E-Mail Benachrichtigung bei neuen Beiträgen
- E-Mail zur Stimmaktivierung
2.1. Newsletter Double Opt-In E-Mail
Newsletter Double Opt-In E-Mail:
Innerhalb Ihres Wettbewerbs finden Sie im Reiter „Teilnahmeformular“ einen Schalter mit der Bezeichnung „Newsletter Double Opt-In“. Haben Sie diesen aktiviert, erscheint im Kontaktformular eine zusätzliche Checkbox, damit Teilnehmer eine individuelle Nachricht zur Newsletteranmeldung erhalten (sofern der Teilnehmer die Checkbox angeklickt hat).
Typischer Ablauf für Newsletterbestätigung:
- Teilnehmer schickt das Kontaktformular ab und hat dabei die Checkbox für „Ich möchte den Newsletter abonnieren“ bestätigt
- Die von Ihnen hinterlegten E-Mail-Infos werden automatisch an die vom Teilnehmer eingetragene E-Mail-Adresse verschickt
- Teilnehmer klickt auf den Bestätigungslink der E-Mail, um seine Anmeldung zu aktivieren (= Double Opt-In-Prozess)
- Teilnehmerdaten werden inklusive Zeitstempel der Newsletteraktivierung im Teilnehmerexport gespeichert und können von Ihnen heruntergeladen werden
- Sie dürfen diejenigen Teilnehmer in Ihr Newslettersystem übertragen, die den Double Opt-In-Prozess beendet haben
Hinweis: Sofern ein Teilnehmer den DOI-Prozess abgeschlossen hat, indem er auf den Bestätigungslink der verschickten Newsletter-E-Mail geklickt hat, wird dies gespeichert und im Teilnehmerexport mit Zeitstempel vermerkt, so dass Sie den Kontakt in Ihr Newslettersystem übertragen dürfen. Unser System übernimmt hier lediglich die Anmeldebestätigung. Die spätere Verwaltung des Teilnehmers und möglicherweise auch eine gewünschte Abmeldung von Ihrem Newsletter erfolgt über Ihr eigenes Newslettersystem.
Persönliche Ansprache im E-Mail-Text:
Sie können Ihre Teilnehmer innerhalb der E-Mail-Texte auch persönlich ansprechen. Nutzen Sie hierfür einfach unsere Codes, die Sie im Reiter „E-Mails“ finden. Die Codes sind Platzhalter, welche beim Versand der E-Mail durch die jeweilige Variable ersetzt wird, z.B. {salutation} = Herr bzw. Frau; {firstName} = Vorname, {lastName} = Nachname, {0} = Bestätigungslink usw.
Hinweise:
- Achten Sie unbedingt auf die korrekte Schreibweise!
- Die Codes funktionieren ausschließlich in den E-Mail-Texten, nicht in den Landingpages.
- Die Codes können die entsprechenden persönlichen Informationen nur dann anzeigen, wenn Sie diese auch wirklich über Ihre Kontaktformular abgefragt haben.
- Verwenden Sie Codes von optionalen Feldern mit Vorsicht! Nur bei Codes von Pflichtfeldern können Sie davon ausgehen, dass Teilnehmer sie ausgefüllt haben.
2.2. Teilnahmebestätigungs-E-Mail
Teilnahmebestätigungs-E-Mail:
Sofern Sie im Reiter „E-Mails“ den Schalter für „Teilnahmebestätigungs-E-Mails“ aktiviert haben, erhalten Ihre Teilnehmer jedes Mal, wenn Sie am Wettbewerb teilgenommen haben, eine Bestätigungsnachricht zugeschickt.
Hinweis: dies kann von Ihren Teilnehmern als störend empfunden werden. Da der Teilnehmer bereits direkt nach dem Mitmachen ein Popup mit der Info angezeigt bekommt, dass er erfolgreich teilgenommen hat, können Sie auf diese zusätzliche E-Mail verzichten, es sei denn Sie benötigen noch eine zusätzliche Validierung der Teilnahme.
Typischer Ablauf einer Teilnahmebestätigung (für Adventskalender nicht empfohlen)
- Teilnehmer schickt das Teilnahmeformular ab
- Die von Ihnen hinterlegten E-Mail-Infos werden automatisch an die vom Teilnehmer eingetragene E-Mail-Adresse verschickt
- Falls Sie in den E-Mail-Text auch einen Bestätigungslink integriert haben, erfolgt der gleiche Ablauf wie bei der Newsletterbestätigung
Persönliche Ansprache im E-Mail-Text:
Sie können Ihre Teilnehmer innerhalb der E-Mail-Texte auch persönlich ansprechen. Nutzen Sie hierfür einfach unsere Codes, die Sie im Reiter „E-Mails“ finden. Die Codes sind Platzhalter, welche beim Versand der E-Mail durch die jeweilige Variable ersetzt wird, z.B. {salutation} = Herr bzw. Frau; {firstName} = Vorname, {lastName} = Nachname, {0} = Bestätigungslink usw.
Hinweise:
- Achten Sie unbedingt auf die korrekte Schreibweise!
- Die Codes funktionieren ausschließlich in den E-Mail-Texten, nicht in den Landingpages.
- Die Codes können die entsprechenden persönlichen Informationen nur dann anzeigen, wenn Sie diese auch wirklich über Ihre Kontaktformular abgefragt haben.
- Verwenden Sie Codes von optionalen Feldern mit Vorsicht! Nur bei Codes von Pflichtfeldern können Sie davon ausgehen, dass Teilnehmer sie ausgefüllt haben.
2.3. E-Mail Benachrichtigung bei neuen Beiträgen
E-Mail Benachrichtigung bei neuen Beiträgen:
Auf Wunsch können Sie sich eine Benachrichtigungs-E-Mail senden bei jeder neuen Teilnahme. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und tragen Sie bei Bedarf einen Betreff und Nachrichtentext ein. Da es sich um eine reine Infomail handelt, empfehlen wir Ihnen die Standardtexte zu verwenden, d.h. Betreff und Mailnachricht leer lassen.
Hinweis: sofern Sie einen eigenen Text verwenden, denken Sie bitte daran den Code {participationData} in der Mailnachricht zu verwenden, damit Sie bereits in der Mail die Teilnahmedaten angezeigt bekommen.
2.4. E-Mail zur Stimmaktivierung
E-Mail zur Stimmaktivierung:
Auf Wunsch können Sie von den Abstimmenden Personen eine E-Mail-Bestätigung verlangen. Die Funktion können Sie entweder im Reiter „E-Mails” unter der Option „Stimmaktivierung”, oder im Reiter „Abstimmung” unter der Option „E-Mail-Benachrichtigung” aktivieren.
Linksammlung
Unter folgenden Links finden Sie die wichtigsten Anleitungsseiten. Bitte arbeiten Sie sich jedoch zuerst auf dieser Seite durch („Grundlegendes“) und beginnen gleich mit „Punkt 1. Einloggen als Admin“ im Anschluss an diese Linksammlung, bevor Sie die weitere Anleitungsseiten aufrufen.